Smart working, dal 7 aprile nuove regole: multe fino a 7.500 euro e rischio arresto per i datori di lavoro

Dal 7 aprile entra in vigore la legge annuale sulle Pmi (n. 34/2026) che rafforza gli obblighi di sicurezza nel lavoro agile. I datori di lavoro dovranno consegnare ogni anno un’informativa scritta sui rischi specifici dello smart working ai dipendenti e ai rappresentanti per la sicurezza, pena sanzioni penali pesanti. Una novità che non limita il ricorso al lavoro da remoto ma lo rende più tutelato, in un momento in cui il modello ibrido resta centrale per milioni di italiani.

Roma, 7 aprile 2026 – Da oggi cambia qualcosa di concreto per chi fa smart working e per chi lo organizza. La legge 34/2026, la prima annuale dedicata espressamente alle piccole e medie imprese ma con effetti su tutte le aziende, interviene direttamente sul Testo Unico della sicurezza (D.Lgs. 81/2008) e rende cogente un obbligo che esisteva sulla carta dal 2017 ma che troppe volte veniva trascurato. Il datore di lavoro deve ora consegnare, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta dettagliata sui rischi generali e specifici della prestazione svolta fuori dai locali aziendali – in casa, in co-working o in qualunque altro luogo scelto dal lavoratore – con particolare attenzione all’uso dei videoterminali.

L’informativa deve indicare chiaramente i pericoli legati a posture scorrette, affaticamento visivo, stress da “always-on”, problemi di disconnessione e sicurezza degli impianti elettrici domestici. Non si tratta di una formalità: il documento va trasmesso sia al lavoratore sia al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (Rls). Chi non lo fa rischia l’arresto da due a quattro mesi o un’ammenda da 1.708 a 7.403,96 euro. Una stretta che arriva dopo anni di crescita del lavoro agile, consolidatosi come modalità ibrida in migliaia di realtà produttive.

Il contesto è noto: dopo la fase emergenziale della pandemia, lo smart working è diventato strutturale. Nel 2025 oltre 3,5 milioni di italiani hanno lavorato almeno in parte da remoto, con le grandi imprese al 95% di adozione strutturata e la Pa che, pur tra alti e bassi, continua a farne uso. Il lavoro agile non è più un’emergenza ma un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, regolata da accordi individuali e comunicata telematicamente al Ministero del Lavoro. Eppure, proprio perché si svolge in ambienti non controllati dal datore di lavoro, la tutela della salute e sicurezza è sempre stata il tallone d’Achille.

Con la nuova norma il legislatore riconosce che il lavoro agile non è una semplice “traslazione” dell’attività in un altro luogo: implica una configurazione diversa dei rischi. L’informativa diventa lo strumento cardine per assolvere tutti gli obblighi compatibili con questa modalità. Il datore di lavoro resta responsabile della prevenzione, ma il lavoratore ha l’obbligo di cooperare, adottando i comportamenti indicati. In pratica, molte aziende stanno già aggiornando i loro documenti interni: chi aveva protocolli generici dovrà renderli specifici, con esempi concreti su ergonomia della postazione casalinga, pause attive, gestione dello stress e rispetto del diritto alla disconnessione.

Le imprese, soprattutto le Pmi che spesso gestivano lo smart working in modo informale, si trovano ora di fronte a un adempimento in più. Non è un nuovo onere burocratico fine a se stesso, ma un passaggio che spinge verso una maggiore consapevolezza. Molti consulenti del lavoro sottolineano che la norma non introduce limiti al ricorso al lavoro agile né cambia le regole sugli accordi individuali: semmai le rafforza, rendendo il modello più sostenibile nel tempo. Le grandi aziende, già dotate di policy strutturate, avranno vita più facile; le realtà medio-piccole dovranno investire tempo e, in alcuni casi, formazione per i manager.

I lavoratori, dal canto loro, vedono nella novità una tutela in più. Dopo anni di “sindrome da sempre connessi” e di postazioni improvvisate, l’informativa obbligatoria può diventare un’occasione per discutere con l’azienda di strumenti adeguati, di formazione e di veri equilibri tra vita e lavoro. Non mancano però preoccupazioni: c’è chi teme che le nuove regole possano essere usate come pretesto per ridimensionare il ricorso allo smart working, soprattutto in settori dove il controllo diretto resta un valore per i datori di lavoro.

Nel dibattito pubblico emergono le consuete tensioni. I sindacati accolgono positivamente la stretta sulla sicurezza, vedendola come un passo avanti per la tutela della salute nei luoghi di lavoro “diffusi”. Le organizzazioni di categoria delle imprese sottolineano la necessità di supporti concreti per le Pmi, che rischiano di trovarsi in difficoltà con adempimenti che, se non gestiti bene, possono diventare onerosi. Gli esperti di diritto del lavoro, come quelli della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, parlano di “rafforzamento di un principio già evoluto nella prassi”: non una rivoluzione, ma la presa d’atto che lo smart working è ormai una modalità matura, che richiede regole chiare per non trasformarsi in un rischio per la salute.

Le reazioni dei diretti interessati sono contrastanti ma pragmatiche. Molti dipendenti apprezzano il segnale di attenzione alla prevenzione, soprattutto dopo le denunce di burnout e problemi muscolo-scheletrici legati al lavoro da casa. Alcuni datori di lavoro, invece, temono un ulteriore appesantimento amministrativo in un quadro normativo già complesso. I rappresentanti sindacali chiedono che alla norma segua una campagna di formazione diffusa, mentre le associazioni imprenditoriali invitano il governo a accompagnare l’applicazione con linee guida operative semplici.

Guardando avanti, questa novità potrebbe segnare un nuovo capitolo per il lavoro agile in Italia. Non più solo flessibilità contrattuale, ma anche maggiore responsabilità condivisa sulla salute. Nei prossimi mesi si capirà se le aziende sceglieranno di interpretare la regola come un mero adempimento o come un’opportunità per progettare modelli ibridi più sicuri e produttivi. Nel frattempo, per chi fa smart working l’appuntamento è chiaro: verificare con il proprio datore di lavoro l’arrivo dell’informativa aggiornata. Perché da oggi la sicurezza sul lavoro non è più solo un tema da ufficio, ma anche da divano.